In vielen Bereichen des täglichen Lebens erfüllen Bescheinigungen einen wichtigen Zweck. So müssen vor allem Arbeitgeber zu verschiedenen Anlässen Bestätigungen ausstellen. Die Nicht-Vorlage eines Dokuments kann mit Nachteilen verbunden sein. Der Formulardschungel ist jedoch nicht so kompliziert wie es auf den ersten Blick erscheint.
Bescheinigungen erfüllen einen wichtigen Zweck
Die meisten Menschen haben mindestens einmal eine Arbeitgeberbescheinigung beantragt. Benötigt wird diese beispielsweise für die Steuererklärung, einen Kreditantrag, zur Verlängerung einer Aufenthaltsgenehmigung oder bei der Wohnungssuche. Der Nachweis eines Arbeitsverhältnisses ist zudem im Zusammenhang mit einem Kita-Platz sowie beim Antrag auf Elterngeld, Kinderzuschlag und Arbeitslosengeld vorzulegen. Der Arbeitgeber ist in diesen Fällen verpflichtet, eine Arbeitsbestätigung auszustellen. Obwohl das Ausfüllen der entsprechenden Formulare nicht schwierig ist, passieren dabei häufig Fehler. Falsche oder fehlende Angaben können zu Verzögerungen bei der Bearbeitung und damit zu Nachteilen zu Lasten des Antragstellers führen. Die meisten Fehler sind mithilfe einer Arbeitsbescheinigung Vorlage vermeidbar oder einfach zu korrigieren. Vor der Abgabe muss diese Arbeitsvorlage noch mit dem aktuellen Datum versehen und mit der Unterschrift der verantwortlichen Person versehen werden. Eine Arbeitsbescheinigung ist nur gültig, wenn das Formular wichtige Angaben, wie Name und Anschrift sowie die genaue Beschreibung der Tätigkeit, die vom Arbeitnehmer ausgeübt wird, enthält. Darüber hinaus sind Details über den Beginn des Arbeitsverhältnisses sowie im Fall einer Kündigung auch über das Ende der Beschäftigung aufzuführen. Bei steuerlichen Bescheinigungen ist das Gehalt des Mitarbeiters maßgeblich. Von den Behörden (Jobagentur) wird eine Arbeitsbestätigung auch angefordert, wenn ein Mitarbeiter nur kurzzeitig im Unternehmen war und den Arbeitgeber bereits während der Probezeit verlässt. Grundsätzlich hat jeder Arbeitnehmer ein Anrecht auf eine Arbeitsbescheinigung. Es empfiehlt sich, die Personalabteilung möglichst frühzeitig um die benötigte Bescheinigung zu bitten, damit keine Verzögerungen eintreten.
Dokumente sorgfältig aufbewahren
Viele Menschen fühlen sich bereits beim Anblick eines Formulars überfordert. Die Bürokratie hat in Deutschland einen zweifelhaften Ruf, da diese nicht den Menschen im Blick hat, sondern administrative Belange. Jedoch sind Bescheinigungen und Bestätigungen in unserer modernen Gesellschaft unvermeidlich. Bei Beantragungen von Reisepässen und Führungszeugnissen oder dem Verwalten von Finanzen sind stets Bescheinigungen vorzulegen. Eine Organisation, die oft zu Unrecht als Bürokratie bezeichnet wird, handelt in Wirklichkeit gemäß den Vorschriften und Richtlinien, die den Alltag vereinfachen sollen. Die effiziente Verwaltung funktioniert nur, wenn diese übersichtlich und frei von überflüssigem Schnickschnack ist. Im 21. Jahrhundert ersetzen Computer und Laptops mit ihrem hohen Speichervermögen das früher übliche Notizbuch. Auch bei der digitalen Datenverwaltung und Bearbeitung gilt, dass persönliche Daten so abgespeichert werden müssen, dass diese bei Bedarf leicht wiederzufinden sind. Die Anzahl wichtiger Dokumente steigt im Verlauf des Lebens. Obwohl manche Unterlagen und Belege keiner Aufbewahrungspflicht unterliegen, sollten diese nicht achtlos abgelegt werden. Oft ergeben sich spontan Situationen, die persönliche Kennzahlen erforderlich machen. Dokumente wie die Geburtsurkunde, Impfpass, Abschlusszeugnisse und Diplome sind daher an einem sicheren Platz aufbewahren. Bei der Beantragung einer Bescheinigung sind Geduld und die Fähigkeit sich anzupassen notwendig. Häufig ist das HR-Management überlastet, sodass auch einfache Arbeitsbescheinigungen eine gewisse Zeit in Anspruch nehmen. Umso wichtiger ist es, die eigenen persönlichen Daten auf dem aktuellen Stand zu halten und jede Änderung umgehend der Personalabteilung mitzuteilen.